Her er svar på nogle ofte stillede spørgsmål, der kan hjælpe dig med at navigere så ansvarligt som muligt. Du skal dog være klar over, at valget af løsning er dit.
Hvilket udstyr må jeg bruge til at indsamle empiri?
Som studerende er du dataansvarlig og skal derfor overveje tekniske foranstaltninger allerede fra start. Det er en god idé at skrive overvejelserne ind i projektbeskrivelsen, fx i metodeafsnittet, så du viser, at du har forholdt dig til dem.
Låner du udstyr fra AU (diktafon, kamera, mobil, computer o.l.), så sæt dig ind i, hvordan det håndteres, og følg — eller efterspørg — en arbejdsgang for udlevering, brug, dataopbevaring og aflevering.
Det er helt i orden at bruge egen notesbog, computer, mobil eller iPad. Med egne, ikke-krypterede enheder skal du dog arbejde offline og sikre, at data ikke bliver gemt i fx iCloud. Flyt data hurtigst muligt til OneDrive, og slet dem fra enheden. OneDrive kan faktisk bruges allerede under indsamlingen og understøtter mobile enheder.
Empirien er indsamlet. Hvordan opbevarer jeg den sikkert?
Så snart du kan, flytter du empirien — lydoptagelser, noter, video, billeder — til AU’s OneDrive og sletter den fra enheden. Hurtigst muligt betyder samme dag og helt sikkert inden weekenden. Som udgangspunkt må du ikke opbevare persondata på din telefon eller computer.
Hvilke programmer må jeg bruge til at analysere min empiri?
Førstevalget er Microsoft 365 med dets mange muligheder for analyse og behandling. Det kan også være software på din computer, fx statistik-, lyd-, video- eller billedprogrammer — men når du er færdig, skal data flyttes til OneDrive. I særlige tilfælde kan der være licenssoftware, du tilgår via VPN. Har du brug for noget helt specielt, så tag en dialog med din vejleder og AU IT-support.
Må mine forældre eller studiekammerater læse korrektur på opgaven?
Ikke hvis den indeholder ikke-anonymiserede persondata. Det kan være en stor hjælp at få andre øjne på sin tekst, men uvedkommende — som venner og familie — må ikke få indsigt i personhenførbare data om dine informanter.
Da du indhentede samtykke, specificerede du, at det er dig (og evt. medstuderende) der behandler data, og at opgaven bliver tilgængelig for vejleder og eksaminator. De registrerede har ikke givet lov til, at andre ser deres data.
Du kan — om muligt — anonymisere allerede ved indsamlingen, fx ved at kalde informanterne 1, 2, 3 og 4 og ikke skrive andre personhenførbare oplysninger nogen steder i datasættet. Overhovedet! Men disciplinen er svær, særligt i grænsefeltet til pseudonymisering. Video og lyd er især svære at anonymisere: En stemme, der bruges til entydigt at identificere en person, er biometriske data og dermed følsomme.
Må jeg sende min opgave med almindelig mail?
Ja — men kun hvis den alene indeholder almindelige personoplysninger. Bemærk, at almindelige oplysninger kan indgå i en sammenhæng, hvor de anses for fortrolige. Fortrolige og følsomme oplysninger bør efter Datatilsynets opfattelse sendes krypteret.
Indeholder opgaven fortrolige eller følsomme oplysninger, så send fra din AU-mail til en anden AU-mail, eller del via OneDrive. Brug aldrig Gmail, Hotmail, Messenger og lignende til den slags. Er data anonymiseret, gælder forordningen ikke.
Husk også at passe på dine egne data — feltnoter, studienummer, eksamensnummer, CPR-nummer o.l.
Må jeg have empiri liggende på computer, telefon eller skrivebord?
Har du empiri i fysisk form, arbejder du naturligvis med den ved dit skrivebord. Men den må ikke kunne tilgås af uvedkommende. Går du til forelæsning eller frokost, så luk computeren og læg følsomme papirer væk.
Digitale data flytter du til OneDrive og sletter fra enheden. Fysiske feltnoter kan du scanne ind og derefter destruere eller låse notesbogen inde. Du må ikke beholde følsomme personoplysninger efter bedømmelsen — medmindre der er indgået særlige aftaler.
Må jeg beholde data, når opgaven er afleveret og bedømt?
Nej. Efter princippet om opbevaringsbegrænsning skal oplysninger anonymiseres eller slettes, når det ikke længere er nødvendigt at behandle dem. Når eksamen er overstået, og klagefristen er udløbet, er der ikke brug for rådata længere. Selve opgaven må du gerne gemme, hvis du anonymiserer personoplysningerne i den.
Hvordan anonymiserer jeg min opgave?
Se kapitlet Anonymisering og pseudonymisering. Vær særligt opmærksom på stedsangivelser, tidsangivelser, navne, alder, lokationer og professioner, etnicitet og overbevisning, størrelse, værdi og status, helbred og kontekstbeskrivelser — enkeltvis og i sammenhæng.