AU’s retningslinjer for databehandling

Hvis du selv indsamler personoplysninger — fx fra forsøgspersoner eller via et spørgeskema — til brug i en opgave eller et speciale, er du ansvarlig for de indsamlede oplysninger. Det er dit ansvar at:

1. Indhente samtykke fra deltagerne

   Du skal have skriftligt samtykke til at bruge og evt. videregive de informationer, du får. Bed alle involverede om at underskrive en samtykkeerklæring, så du sikrer dig, at de er enige i den aftalte brug af oplysningerne. Du må ikke indsamle, behandle eller videregive personoplysninger, før erklæringen er skrevet under, og du skal give en kopi til den, der har skrevet under.

2. Overholde de registreredes rettigheder

   Du må ikke behandle personoplysninger uden deres vidende, du skal informere dem om deres rettigheder, og du skal indsamle og opbevare data, så du kan slette, berigtige eller flytte oplysninger, hvis de beder om det. Se De registreredes rettigheder.

3. Opbevare data sikkerhedsmæssigt forsvarligt

   Det er dit eget ansvar. Brug AU’s OneDrive — også til udfyldte blanketter, samtykkeerklæringer og kontrakter. Slet personoplysningerne, når opgaven eller specialet er bedømt, og klagefristen er udløbet.

4. Beskrive formålet i en fortegnelse

   Som dataansvarlig skal du beskrive, hvilke personoplysninger du indsamler, og til hvilket formål, i en fortegnelse over behandlingsaktiviteter. Opbevar den elektronisk — du kan få brug for den, hvis Datatilsynet vil kontrollere, at du overholder reglerne.

Brug af forskningsdata i en opgave

Inden for bestemte rammer må du gerne arbejde med personoplysninger, som du modtager fra en forsker. Det er kun lovligt for en forsker at give dig adgang til personoplysninger fra et forskningsprojekt i tre situationer:

• 1Oplysningerne er anonyme

  Forskeren har slettet den nøgle, der forbinder personerne med oplysningerne. Det sker oftest først 5 år efter, at projektet er afsluttet.

• 2Deltagerne har sagt ja til undervisningsbrug

  Så skal du indgå en aftale om videregivelse af personoplysninger med den projektansvarlige.

• 3Din vejleder bekræfter et videnskabeligt formål

  Din vejleder skal underskrive en blanket, der bekræfter, at du udfører videnskabeligt arbejde.

Gruppearbejde og personoplysninger

Indsamler og behandler I personoplysninger til en gruppeopgave, en rapport eller et speciale med to eller flere studerende, skal I overveje, om I er fælles dataansvarlige. Det er I, når I i fællesskab fastlægger formålet med og hjælpemidlerne til behandlingen.

I så fald skal I lave en aftale om fælles dataansvar. Den betyder, at alle i gruppen har ansvaret for de personoplysninger, der er indsamlet til opgaven.

Lånt udstyr

Låner du elektronisk udstyr af AU til interview eller andet, er du selv ansvarlig for indholdet. Optagelser og andet indhold skal slettes fra det lånte udstyr efter brug og opbevares sikkert herefter.

Fortrolighed ved erhvervssamarbejde

Deltager du som led i studiet i et samarbejde med en part uden for AU (en tredjepart) og vil gengive partens fortrolige information eller erhvervshemmeligheder til eksamen eller i et speciale, skal der indgås en aftale mellem AU, dig og tredjeparten. Læs mere på AU’s side om fortrolighed ved erhvervssamarbejde og i Fortrolige specialer og projekter.

Er du studentermedhjælper på et forskningsprojekt?

Så er du forpligtet til at behandle personoplysninger fortroligt. Du må ikke vise eller sende oplysningerne videre til andre eller opbevare dem på din computer, når du ikke længere er tilknyttet projektet. Som ansat skal du overholde AU’s informationssikkerhedspolitik.